Procurement: come scrivere un'Espressione di Interesse (EOI)

Il termine Espressione di Interesse (EOI) o Lettera di Interesse (LOI) viene usato da tutte le Banche Multilaterali di Sviluppo (Banca Mondiale, Inter-Americana, Asiatica, Africana, ecc.) per indicare il primo contatto fra la società, o individuo, che intende partecipare ai contratti finanziati dalle Banche, nell’ambito di un progetto, e l’Agenzia implementante il progetto nel determinato paese.

Fornitori di beni e lavori

Presenteranno il loro interesse dopo la pubblicazione della prima General Procurement Notice (GPN) per il progetto, se si renderanno conto che al suo interno verranno bandite gare che li riguardano.

Quando poi la gara verrà bandita - attraverso la Specific Procurement Notice (SPN) - e il contratto si rivelerà in linea con i loro prodotti o capacità, acquisteranno i documenti e parteciperanno alla gara.

Tutti coloro che acquistano i documenti di gara possono partecipare e, se la loro offerta viene considerata tecnicamente valida, competere per il contratto.

Fornitori di servizi

I consulenti dovranno invece ripetere la EOI una seconda volta e con caratteristiche diverse da quella eventualmente presentata dopo la GPN - quando verrà pubblicata la Specific Procurement Notice (SPN) - se i servizi di consulenza richiesti rispecchiano le loro capacità professionali ed esperienze.

Tra le società di consulenza che hanno inviato una EOI in risposta alla SPN, solo cinque o sei verranno ammesse alla competizione. A queste società verrà inviata una richiesta di proposta (RFP).

Da questo si deduce quanto sia importante per i consulenti presentare una EOI che convinca l’Agenzia implementante che si possiedono la conoscenza necessaria e le capacità tecniche per sviluppare la componente del progetto di interesse. È questo tipo di EOI che richiede una particolare attenzione.

La EOI (possibilmente su carta intestata della società anche se presentata via e-mail) includerà:

  • l’indirizzo del responsabile della Agenzia implementante che si trova indicato come contatto per la componente (contratto) di interesse nella SPN
  • il riferimento nell’oggetto al numero della SPN e al titolo della stessa
  • l’esplicito riferimento al servizio specifico menzionato nella SPN che si è interessati a fornire
  • una sintetica descrizione della società (se si tratta di un gruppo di società servirà un paragrafo per ognuna)
  • una breve descrizione di uno o due progetti realizzati che illustrino come la/le società siano esperte del settore specifico
  • un paragrafo di chiusura che convinca l’Agenzia che la/le società sono in possesso dei requisiti ideali per essere inserite nella short list per la prestazione di questo particolare servizio.

La EOI deve essere sintetica, pertinente e nella lingua nella quale è pubblicata la SPN (di solito inglese, francese o spagnolo).

L’enfasi sarà sulla prestazione di analoghi servizi in analoghe circostanze, sulle conoscenze tecniche della materia in oggetto, sulle conoscenze linguistiche e culturali, sulla disponibilità di specialisti altamente qualificati nel settore.

Se non si ha un partner locale, e si presume di averne bisogno, andrà specificata l’intenzione di associarsi ad una società di consulenza locale, una volta inseriti nella short list.

In questa fase l’associazione con altri gruppi è indicativa e non è necessario fornire alcun impegno scritto degli altri partner (a meno che non sia esplicitamente richiesto). Questo impegno andrà formalizzato solo se invitati a presentare una proposta.

Eventuali allegati includeranno:

  • una brochure e/o link alla propria pagina web
  • la lista dei progetti eseguiti (in cui quelli più pertinenti geograficamente e settorialmente verranno elencati per primi)
  • un paio di curricula vitae rappresentativi (meglio ancora se brevi “bios”) che non saranno necessariamente quelli che verranno poi allegati nella proposta, se shortlistati.

Altri eventuali allegati solo se espressamente richiesti come per esempio resoconti finanziari, referenze o altro.

Antonietta Poduie